從促進(jìn)團(tuán)隊內(nèi)部競爭、領(lǐng)導(dǎo)辦公與決策、公司工作流程的管理、目標(biāo)管理和項目管理、公司電子協(xié)作環(huán)境、實現(xiàn)相關(guān)部門信息化、推進(jìn)公司文化建設(shè)、加快知識型公司轉(zhuǎn)型等方面簡述OA系統(tǒng)的作用。

　　一、 領(lǐng)導(dǎo)辦公與決策

　　依托OA系統(tǒng)順暢流轉(zhuǎn)的信息傳遞，公司領(lǐng)導(dǎo)層得以在第一時間批閱各式文件，調(diào)閱最新動態(tài)數(shù)據(jù)(業(yè)務(wù)報表)，監(jiān)督計劃執(zhí)行、項目進(jìn)展，并據(jù)此下達(dá)決策和指令。通常OA系統(tǒng)的建設(shè)被認(rèn)為是不直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益的系統(tǒng)，但等到公司其他系統(tǒng)建設(shè)已基本結(jié)束，突然發(fā)覺各級領(lǐng)導(dǎo)的計算機(jī)上什么信息都看不到，領(lǐng)導(dǎo)對公司內(nèi)運營情況一無所知，唯一獲得信息的途徑就是開會。于是公司內(nèi)的各級領(lǐng)導(dǎo)就在馬不停蹄穿梭于各種大會小會之間，時間、金錢都浪費在這些會議上了，目的只有一個：就是解決領(lǐng)導(dǎo)同志的“睜眼瞎”問題。公司不同于行政機(jī)關(guān)，需要創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，這種無謂的會議浪費了領(lǐng)導(dǎo)大量的精力，而解決這個問題的途徑之一是建設(shè)OA系統(tǒng)，通過該系統(tǒng)的建設(shè)將辦公信息、公眾信息、業(yè)務(wù)信息流通到相應(yīng)的環(huán)節(jié)，通過OA系統(tǒng)領(lǐng)導(dǎo)可以一改以往的工作的模式——改被動接收信息為主動獲得信息，改“救火式”工作模式為“排除隱患”式工作模式。可以說OA系統(tǒng)是連接其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的龍頭，是提高工作效率、促使公司良性循環(huán)的催化劑。

　　二、 公司工作流程的管理

　　公司的工作能力和工作效率與業(yè)務(wù)進(jìn)展緊密相關(guān)。管理良好的公司需要有其定義完善的關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程來促使業(yè)務(wù)條理清晰地進(jìn)行。顧名思義，工作流應(yīng)該是工作任務(wù)在多個人或部門之間的流轉(zhuǎn)。在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，這種流轉(zhuǎn)實際上將表現(xiàn)為信息或數(shù)據(jù)在多個人之間的傳送。它所要解決的主要問題是“使在多個參與者之間按照某種預(yù)定義的規(guī)則傳遞文檔、信息或任務(wù)的過程自動進(jìn)行，從而實現(xiàn)某個預(yù)期的業(yè)務(wù)目標(biāo)，或者是促使此目標(biāo)的實現(xiàn)”。利用OA系統(tǒng)中內(nèi)置的工作流引擎，可根據(jù)公司內(nèi)部管理要求，定義、優(yōu)化、再造出各種復(fù)雜程度不一的流程模塊，除公文外，例如向內(nèi)部工作聯(lián)系、采購、資金申請、網(wǎng)上報銷等等供流轉(zhuǎn)使用，降低公司員工花費在找人簽批、審核等上面的時間，可以把更多的精力投入到本職工作，領(lǐng)導(dǎo)可以實時察看流轉(zhuǎn)狀態(tài)進(jìn)行監(jiān)督，很方便的發(fā)現(xiàn)工作停滯的環(huán)節(jié)。

　　三、 目標(biāo)管理和項目管理

　　通過OA系統(tǒng)中計劃管理功能模塊，個人、部門逐日、逐周、逐月向上級管理人員、管理部門逐層匯報工作計劃完成情況，并被檢查和考評，工作計劃的歸檔管理便于月末、季度末、年末進(jìn)行查詢和總結(jié)。 OA系統(tǒng)提供項目協(xié)作功能，可隨時了解項目進(jìn)展和各協(xié)作部門的進(jìn)度及狀況。

　　四、 公司電子協(xié)作環(huán)境

　　通過網(wǎng)絡(luò)化的辦公方式加強(qiáng)了人與人之間、部門與部門之間，員工與領(lǐng)導(dǎo)之間、總代、終端店鋪與總部之間的溝通，提高了工作效率，保證了及時決策。

　　電子郵件、BBS、在線交談、網(wǎng)絡(luò)會議等是OA系統(tǒng)中常用的電子溝通手段。

　　會議通知、會議紀(jì)要、請示報告、工作研討、情報資料等等都可以通過OA系統(tǒng)進(jìn)行交流，不僅省卻了找人、等人的時間，而且使溝通更及時、更充分。將外地分支機(jī)構(gòu)納入OA系統(tǒng)中可以有效的降低電話、傳真、差旅等方面的費用。

　　五、 促進(jìn)相關(guān)部門信息化

　　現(xiàn)代應(yīng)用軟件系統(tǒng)越來越走向?qū)I(yè)化，軟件廠商開發(fā)的多是信息化程度要求高的業(yè)務(wù)部門的應(yīng)用軟件如財務(wù)管理軟件、人力資源管理軟件、客戶管理系統(tǒng)等等并形成體系和市場規(guī)模。但對公司的有些部門信息化缺乏相應(yīng)的專業(yè)應(yīng)用軟件來解決繁瑣的工作。OA系統(tǒng)在信息發(fā)布、文檔管理、工作流管理這三個方面有獨特的優(yōu)勢，利用這些特性可以針對性的開發(fā)一些部門的應(yīng)用軟件，提高這些部門的信息化程度。

　　六、 推進(jìn)公司文化建設(shè)

　　通過OA系統(tǒng)，每一個員工可以對公司有全面的了解。公司最近發(fā)生的大事、決策層的戰(zhàn)略思想、員工的意見、公司的規(guī)章制度、刊物等等都可以直接通報到每一個員工。使員工做到了身在崗位、胸懷全局，大大增強(qiáng)公司的凝聚力。 另外OA系統(tǒng)為員工積極參與公司的管理開辟了通道，OA系統(tǒng)中的功能模塊員工建議箱建立了員工與公司溝通的一個有效渠道，意見箱為使各員工暢所欲言特別針對敏感性問題設(shè)計了匿名功能，管理層通過員工的意見和改進(jìn)建議，了解員工想法及時解決提出的問題，營造良好的氛圍。調(diào)動員工關(guān)心公司、熱愛公司、積極參與公司管理的積極性。

　　七、 加速知識型公司的轉(zhuǎn)型

　　OA系統(tǒng)還提供了學(xué)習(xí)功能和知識共享機(jī)制。現(xiàn)代OA系統(tǒng)的核心是知識的管理，目的幫助公司發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有和潛在的知識，并在恰當(dāng)?shù)臅r候?qū)⒄_的知識傳遞出去，使公司員工在實踐中學(xué)會采用最為合適的行動，避免重復(fù)錯誤和重復(fù)勞動。

　　八、促進(jìn)團(tuán)隊內(nèi)步良性競爭

　　OA的數(shù)據(jù)透明可促進(jìn)團(tuán)隊內(nèi)部良性競爭，以萬戶OA為代表的協(xié)作型OA多維度的展現(xiàn)員工的工作業(yè)績和效果，圖文并茂并且數(shù)據(jù)共享透明，員工的工作量的高低一目了然，從而使得每一員工都會與其他員工競爭工作量和工作效果。

　　總結(jié)：OA系統(tǒng)屬于成熟的應(yīng)用軟件，并且客戶化靈活，OA項目和公司其他信息化項目相比投資小、實施周期短、風(fēng)險低，應(yīng)用效果也是多方面的，一個更顯著的差別是OA項目是一個以人為本的項目，說白了它是一個以管理信息為表現(xiàn)形式實質(zhì)是管理人力和組織協(xié)作模式的一個系統(tǒng)，不同于其他以資金（財務(wù)系統(tǒng)）或網(wǎng)絡(luò)集成為主體的固定資產(chǎn)化項目,所以要想使OA系統(tǒng)的實施達(dá)到預(yù)定的效果，一方面要重視推廣的策略與方法，需要所在領(lǐng)導(dǎo)與同事的大力配合,另一方面系統(tǒng)提供的功能與公司的管理模式和方法相融合尤為重要。