答：零售業(yè)信息系統(tǒng)一旦發(fā)生負(fù)庫(kù)存現(xiàn)象，將會(huì)對(duì)門(mén)店的日常經(jīng)營(yíng)管理帶來(lái)極大的障礙，尤其是會(huì)對(duì)補(bǔ)貨造成較大的影響。
對(duì)于負(fù)庫(kù)存問(wèn)題,零售企業(yè)應(yīng)當(dāng)在日常經(jīng)營(yíng)管理中嚴(yán)加防范，防患于未然，進(jìn)而使信息系統(tǒng)所統(tǒng)計(jì)匯總的數(shù)據(jù)起到真正的經(jīng)營(yíng)和管理作用。
系統(tǒng)出現(xiàn)負(fù)庫(kù)存的原因，主要可分為三類(lèi):
一、收貨過(guò)程原因
1、無(wú)單收貨
門(mén)店在驗(yàn)收某些緊急驗(yàn)收的商品時(shí)，沒(méi)有錄入驗(yàn)收單，就會(huì)出現(xiàn)商品已經(jīng)在門(mén)店先上架銷(xiāo)售，而系統(tǒng)后臺(tái)數(shù)據(jù)沒(méi)有入賬現(xiàn)象。
解決之道：
收貨部應(yīng)嚴(yán)格限制無(wú)單商品進(jìn)入賣(mài)場(chǎng),為此信息系統(tǒng)可提供無(wú)訂單收貨或臨時(shí)訂單的功能以方便緊急情況的處理。
2、驗(yàn)收錯(cuò)誤
有時(shí)，配送中心或供應(yīng)商發(fā)貨時(shí)由于商品細(xì)小的區(qū)別誤將單據(jù)開(kāi)錯(cuò)，而門(mén)店在驗(yàn)收時(shí)也沒(méi)有驗(yàn)收出來(lái)，這樣入錯(cuò)庫(kù)，從而導(dǎo)致負(fù)庫(kù)存產(chǎn)生。
另外也會(huì)有商品原始包裝出現(xiàn)錯(cuò)誤，將多個(gè)不同的商品裝入一個(gè)包裝箱內(nèi)，在配送中心驗(yàn)收及門(mén)店驗(yàn)收時(shí)均未發(fā)現(xiàn)，從而入庫(kù)出現(xiàn)庫(kù)存不準(zhǔn)，便發(fā)生了負(fù)庫(kù)存。
解決之道：
在收貨時(shí)，加強(qiáng)對(duì)于驗(yàn)收貨的二次驗(yàn)收管理，驗(yàn)收人員在拆箱上貨時(shí)還要注意箱內(nèi)是否完全是一種商品，發(fā)現(xiàn)有問(wèn)題的應(yīng)立即核對(duì)系統(tǒng)，盡量杜絕此類(lèi)事件的發(fā)生;
一旦發(fā)現(xiàn)商品庫(kù)存出現(xiàn)重大差異，須組織商品的《驗(yàn)收入庫(kù)單》上的實(shí)際驗(yàn)收人、審核人、供應(yīng)商當(dāng)事人核對(duì)實(shí)際商品庫(kù)存，嚴(yán)格追查差異問(wèn)題，糾正商品的驗(yàn)收錯(cuò)誤。
3、退貨、調(diào)撥、領(lǐng)用錯(cuò)誤
這些對(duì)庫(kù)存產(chǎn)生影響的業(yè)務(wù)作業(yè)在手工作業(yè)、輸入過(guò)程中都可能出錯(cuò)。
尤其是退貨，連鎖門(mén)店的某些商品或配送中心退貨給供應(yīng)商時(shí)，尤其是一些殘損商品由于管理不善，已無(wú)法判斷商品的屬性，導(dǎo)致商品的退換貨錯(cuò)誤，商品退貨單的商品編碼或數(shù)量填寫(xiě)有誤，進(jìn)而影響到商品的系統(tǒng)庫(kù)存的準(zhǔn)確性。
解決之道：
加強(qiáng)作業(yè)過(guò)程的流程控制，要妥善保管，準(zhǔn)確記錄，多人檢查，以免出錯(cuò)。
二、銷(xiāo)售過(guò)程原因
1、遺漏粘貼店內(nèi)碼錯(cuò)誤
連鎖門(mén)店有些商品需要粘貼店內(nèi)條碼，如果因工作失誤沒(méi)有粘貼條碼就進(jìn)入賣(mài)場(chǎng)銷(xiāo)售，就會(huì)出現(xiàn)銷(xiāo)售前臺(tái)的POS收款機(jī)按照原商品的條形碼進(jìn)行銷(xiāo)售，發(fā)生原商品檔案商品成為負(fù)庫(kù)存，而應(yīng)當(dāng)粘貼店內(nèi)碼的商品未銷(xiāo)售。
解決之道：
門(mén)店收貨部或者其他驗(yàn)收貨人員在驗(yàn)收供應(yīng)商應(yīng)當(dāng)粘貼店內(nèi)條碼的商品時(shí)，必須在已經(jīng)正確粘貼了店內(nèi)條碼后驗(yàn)收商品，嚴(yán)禁沒(méi)有粘貼商品條碼的商品直接驗(yàn)收入庫(kù)的現(xiàn)象；
對(duì)于門(mén)店自營(yíng)或者需要二次組合銷(xiāo)售包裝的商品，貼碼工作可以放在配送中心出庫(kù)前做好，做到不貼條碼不出庫(kù)；
對(duì)于大型綜合超市有商品滯貨區(qū)的門(mén)店，可以在收貨部單獨(dú)設(shè)置貼碼區(qū)，并在堆放的商品上明示需要貼碼，在正確粘貼了商品條碼后方能進(jìn)場(chǎng)。
2、秤重條碼有誤
通常大型連鎖門(mén)店的經(jīng)營(yíng)范圍包括散裝商品或其他生鮮的秤重商品，有時(shí)候會(huì)出現(xiàn)電子秤工作人員錄錯(cuò)商品PLU編號(hào)的現(xiàn)象，導(dǎo)致稱(chēng)重商品銷(xiāo)售出錯(cuò)，而通常情況下，這種錯(cuò)誤在收銀臺(tái)掃描時(shí)也很難發(fā)現(xiàn)，于是便出現(xiàn)了負(fù)庫(kù)存。
解決之道：
首先必須從源頭加以杜絕，采購(gòu)人員在商品品資料登錄時(shí)就要綜合檢查，在商品名稱(chēng)、規(guī)格、單位上能明顯區(qū)分商品，避免易混淆商品產(chǎn)生。
門(mén)店發(fā)現(xiàn)易混淆商品，應(yīng)報(bào)采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行資料變更，同時(shí)將現(xiàn)存易錯(cuò)碼商品編制清單交給電子秤操作人員便于提醒。
而由于秤重商品的條碼輸入人員粗心大意或未按工作流程操作所致的現(xiàn)象，建議對(duì)電子稱(chēng)操作人員實(shí)施定時(shí)責(zé)任分工，這樣根據(jù)銷(xiāo)售清單時(shí)間可大概推測(cè)秤重人,便于必要時(shí)實(shí)施明確的處罰。
3、組合銷(xiāo)售產(chǎn)品
部分零售企業(yè)將商品的不同包裝或多個(gè)商品的組合銷(xiāo)售或者捆綁銷(xiāo)售作為多個(gè)商品來(lái)對(duì)待(捷誠(chéng)系統(tǒng)不建議這樣處理,應(yīng)作為含數(shù)量條碼或組合商品來(lái)處理,這樣系統(tǒng)能夠自動(dòng)拆包消減單品庫(kù)存)。
但這些商品在進(jìn)入賣(mài)場(chǎng)銷(xiāo)售時(shí)，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)分拆的現(xiàn)象，即被當(dāng)作拆零銷(xiāo)售。如買(mǎi)奶粉送奶瓶，而奶粉和奶瓶都是店內(nèi)的商品，前臺(tái)將奶粉和奶瓶當(dāng)兩個(gè)商品掃碼，也就會(huì)發(fā)生奶瓶的負(fù)庫(kù)存。
解決之道：
每天早上收銀員應(yīng)當(dāng)先熟悉門(mén)店所出售的打包商品的情況，以減少此類(lèi)事情的發(fā)生幾率；
各個(gè)商品部門(mén)應(yīng)當(dāng)在此類(lèi)商品上架前，及時(shí)通知門(mén)店的收銀員，以便減少錯(cuò)誤
對(duì)于捆綁銷(xiāo)售而不允許拆零的商品實(shí)行單獨(dú)貼店內(nèi)碼銷(xiāo)售的方式，并將原有不用的條碼用空白條碼紙粘貼覆蓋。
4、收銀錯(cuò)誤
收銀臺(tái)掃碼錯(cuò)誤或手輸條碼時(shí)發(fā)生錯(cuò)誤，也會(huì)將商品錯(cuò)誤的售出，有時(shí)會(huì)因?yàn)闂l碼掃描器的識(shí)別錯(cuò)誤或者商品包裝的條碼不規(guī)范，而導(dǎo)致款臺(tái)的收款錯(cuò)誤。
解決之道：
對(duì)收銀員要嚴(yán)格培訓(xùn)，盡量掃描錄入商品信息，當(dāng)存在商品條碼掃描困難的時(shí)候，一定要確認(rèn)商品錄入無(wú)誤，同時(shí)也要通過(guò)一些監(jiān)控設(shè)備保證監(jiān)督收銀員的商品收款工作的正確和準(zhǔn)確性。
對(duì)于手輸條碼的現(xiàn)象，可由pos系統(tǒng)檢查條碼校驗(yàn)位是否正確，可避免這種情況產(chǎn)生。
5、客服換貨出錯(cuò)
由于大部分商品退換貨是由門(mén)店前臺(tái)的顧客服務(wù)部負(fù)責(zé)退換貨，而顧客服務(wù)部對(duì)于商品不是很熟悉，出現(xiàn)退換的商品錯(cuò)退或錯(cuò)換，就必然會(huì)影響到商品庫(kù)存的準(zhǔn)確性。
有些門(mén)店在顧客退換貨時(shí)會(huì)出現(xiàn)退貨的是A商品結(jié)果系統(tǒng)錄入退貨B商品，這種情況一般是因?yàn)樯唐返匿N(xiāo)售小票丟失，門(mén)店判斷商品不準(zhǔn)確導(dǎo)致的。
解決之道：
一般門(mén)店要求的是退換商品必須持有商品銷(xiāo)售小票，并在退貨時(shí)設(shè)置輸入原始流水號(hào)由系統(tǒng)自動(dòng)核對(duì)，必要時(shí)還需要門(mén)店的所在柜組負(fù)責(zé)人確認(rèn)商品之后辦理商品的退換貨作業(yè)。
6、盜竊行為
顧客圖小利，調(diào)換價(jià)格不同的商品外包裝，就會(huì)使價(jià)格高的商品的庫(kù)存虛增，而價(jià)格低的商品的電腦庫(kù)存減少，進(jìn)而導(dǎo)致商品庫(kù)存有誤。
解決之道：
要求前臺(tái)的收款人員對(duì)于箱裝商品或者牙膏、禮盒等商品的內(nèi)外包裝進(jìn)行確認(rèn)。
對(duì)于個(gè)別價(jià)格昂貴的商品采用單獨(dú)開(kāi)票，單獨(dú)結(jié)算的方式進(jìn)行，以避免商品的丟失和商品的包裝偷換。
三、內(nèi)部庫(kù)存管理過(guò)程原因
1、盤(pán)點(diǎn)失誤
盤(pán)點(diǎn)中將單品庫(kù)存漏盤(pán)或錯(cuò)盤(pán)，致使單品賬面庫(kù)存與實(shí)際不符，這樣，商品繼續(xù)銷(xiāo)售就可能產(chǎn)生負(fù)庫(kù)存現(xiàn)象。
解決之道：
對(duì)于商品庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)有差額商品需要進(jìn)行二次的復(fù)核，在確認(rèn)商品庫(kù)存信息的問(wèn)題后進(jìn)行調(diào)整。
２、商品損溢單錄入延遲
而由于種種原因，商品損溢單沒(méi)有錄入系統(tǒng)，系統(tǒng)庫(kù)存將會(huì)一直維持不準(zhǔn)確的現(xiàn)象。
解決之道：
要求門(mén)店系統(tǒng)和工作人員都要及時(shí)錄入并在系統(tǒng)中反映出系統(tǒng)庫(kù)存信息的變動(dòng)。
3、生鮮加工商品
當(dāng)不采用精細(xì)的方法（生鮮管理辦法，參見(jiàn)http://www.26035.net/bbs/dispbbs.asp?boardID=29&ID=2587&page=1）對(duì)生鮮加工過(guò)程進(jìn)行管理,即在加工過(guò)程中不及時(shí)增加成品庫(kù)存而減少原料庫(kù)存時(shí),成品庫(kù)存將長(zhǎng)期處于負(fù)庫(kù)存狀態(tài),直到下次盤(pán)點(diǎn)。
解決之道：
這種因業(yè)務(wù)管理的選擇而造成的負(fù)庫(kù)存是正常的負(fù)庫(kù)存，可不納入負(fù)庫(kù)存監(jiān)控的范圍。